Las nuevas tecnologías, y en concreto el teléfono móvil tienen cada vez más importancia en el turismo, incluido el segmento MICE. ¿Cómo sacarles el máximo partido a la hora de celebrar un evento? Éstas son algunas de las claves:

1) Participación. Un asistente es pasivo, un participante es activo. Es importante que el evento no se convierta en un discurso corporativo que los asistentes sólo escuchan. La conversación tiene que ser bidireccional, y los asistentes tienen que sentir que su punto de vista importa. Algunas apps para congresos permiten esto a través de distintos mecanismos como encuestas sobre las distintas actividades y charlas, concursos de preguntas entre el público o incluso la posibilidad de realizar preguntas a los ponentes durante la charla.

2) Organización. Todos los organizadores de eventos coinciden en que uno de los problemas suele ser la improvisación y falta de información a los asistentes: nadie sabe dónde ir, a qué hora empieza cada actividad, cuál es el horario del día siguiente… Parte de una buena organización es informar a los asistentes y que estén siempre al tanto de todo lo que va a ocurrir. Aquí es uno de los ámbitos donde una app es más útil, ya que a través del envío de notificaciones se puede informar a los asistentes de posibles cambios. Además, cada asistente puede llevar toda la información del evento en el móvil, desde quiénes son los ponentes a su horario personal de actividades.

3) Socialización. No hay mejor aprendizaje que el compartir experiencias y poner ideas en común. El networking y las redes sociales son cada vez más relevantes en cualquier acontecimiento profesional en un contexto en el que profesionales de una empresa o sector están reunidos para hablar de un mismo tema. En este ámbito, las apps permiten por ejemplo compartir los contenidos del evento en las redes sociales, conectar a con otros asistentes o incluso chatear entre ellos.

4) Especialización: La gestión de eventos es sólo una parte de la actividad diaria de un hotel. Hay en cambio empresas especializadas exclusivamente en la organización de eventos de un hotel, con mucha experiencia y know how. Lo ideal es que se encarguen estas empresas de la gestión de los aspectos principales, incluido lo que tenga que ver con la app del congreso.

5) Oportunidad: Ya que los asistentes están receptivos, ¿por qué no aprovechar la oportunidad para hablarles de otras cosas que pueden interesarles? Igual se les puede comunicar información del patrocinador o incluso del propio hotel en el que está teniendo lugar el evento. También les puede interesar información sobre el destino para cuando acabe la jornada de trabajo. Si se hace en la misma app del evento las posibilidades de que vean la información son muy altas.

 

Por último, conviene recordar un par de cosas. En primer lugar, la app es sólo una herramienta más, no el fin en sí. Tiene que ayudar a un mejor desarrollo del evento y no ser una carga de trabajo más. Además la app no tiene sentido si los asistentes no la descargan. Por ello hay que buscar reducir la fricción de descarga, por ejemplo a través del envío de enlaces de Deep Linking personalizados que permiten a cada asistente descargar la app y logarse con su usuario automáticamente, con sólo pinchar en un enlace.

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